A pochi giorni dall'entrata in vigore – il 1° settembre – del nuovo regime di detraibilità Iva delle spese di vitto e alloggio introdotto dalla manovra d'estate (Dl 112/08) e in attesa dei chiarimenti dell'agenzia delle Entrate, le imprese stanno formalizzando le istruzioni interne per sfruttare al meglio e senza sorprese le regole appena emanate. In particolare un profilo su cui è necessario prevedere per tempo le idonee soluzioni riguarda i documenti che i dipendenti e i collaboratori di impresa devono ricevere da ristoranti, bar e alberghi in occasione sia di trasferte sia di spese sostenute con potenziali clienti o fornitori.
In effetti, proprio dalla corretta compilazione dei documenti emessi dai fornitori dei servizi di alloggio e ristorazione dipende la detraibilità dell'Iva e la deducibilità del relativo costo dal reddito.
In ogni caso, il dipendente dovrà pretendere l'emissione di una fattura: non sarà più sufficiente, infatti, ottenere una semplice ricevuta fiscale.
La fattura, infatti, è l'unico documento che, certificando la spesa con esposizione separata dell'Iva, consente all'impresa di annotare la spesa sul registro delle fatture d'acquisto e così facendo di detrarre la relativa imposta.
La fattura, inoltre, deve essere intestata direttamente all'impresa per la quale il dipendente o il collaboratore sta sostenendo la spesa. L'intestazione deve essere completa e deve riportare, oltre alla denominazione o la ragione sociale, anche il domicilio fiscale del committente.
In questa ottica si suggerisce di far indicare nella fattura anche la partita Iva del committente del servizio, in particolare se l'impresa gestisce la fattura attraverso unità centralizzate ovvero in modo telematico. Sulla fattura deve essere indicata, oltre alla data e al numero progressivo di emissione, la natura e la qualità del servizio prestato, nonché il fruitore dello stesso.
Sotto questo profilo l'indicazione del fruitore del servizio risulta necessaria per una corretta qualificazione delle spese sostenute ai fini della deducibilità delle stesse dal reddito di impresa. In effetti la nuova norma consente una deducibilità integrale solo e unicamente per le spese sostenute quali costo del personale dipendente ovvero dei collaboratori a progetto. Per le spese di diversa natura, invece, la deducibilità è limitata al 75 per cento. In particolare, la limitazione della deducibilità colpisce le spese di propaganda, siano esse di pubblicità o di rappresentanza.
Pertanto, se il dipendente durante una trasferta invita a cena un cliente, la fattura dovrà riportare in modo specifico i soggetti che hanno partecipato alla cena stessa. Invero, anche se la fattura non lo riporta si può ritenere corretto che la specifica indicazione sia formalizzata dal dipendente al rientro della trasferta nella relativa nota spese.
Per quanto riguarda gli alberghi, alle imprese sembra conveniente provvedere, se possibile, con il meccanismo del prepagato. In questo modo si evita a priori qualsiasi problematica che dovesse sorgere al momento dell'emissione della fattura.
Quanto al pagamento, se avviene tramite carta di credito aziendale è necessario recuperare anche la ricevuta del pagamento per consentire una più facile riconciliazione amministrativa e contabile della spesa sostenuta.
Le spese di ristorazione e le notti passate in albergo devono essere legate all'attività imprenditoriale o professionale del soggetto (imprenditore individuale, professionista, ente soggetto passivo d'imposta, società) che detrae l'Iva. Pertanto è opportuno fare emettere un documento diverso per costi non afferenti o inerenti all'esercizio dell'attività svolta. Occorre ancora ricordare che le agenzie di viaggio e turismo non possono attualmente emettere fattura con addebito specifico dell'Iva riferita alla ristorazione e all'alloggio. Se si utilizzano questi operatori potrebbe essere opportuno utilizzare il «mandato con rappresentanza» in cui l'agenzia riserva una camera d'albergo o prenoti un'attività di ristorazione per la quale il committente paga direttamente in loco la prestazione ricevuta e a lui fatturata e poi l'agenzia fattura la sua provvigione all'albergo o al ristorante.
